Šarčeva vlada je pripravljala, Golobova pa uzakonila Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A), objavljen v Ur. l. 50-2023 z dne 5.5.2023. Spremembe so začele veljati 20.5.2023, uporabljati pa se začnejo 6 mesecev po uveljavitvi, to je 20.11.2023.
31.5. smo v okviru SPOT svetovanje PNR pripravili seminar na temo sprememb in zahtev, ki ji je sprememba zakona prinesla. Seminar je vodila ga. Nina Ličar, izkušena svetovalka iz Svetovalnega centra OZS. Webinarja se je udeležilo preko dvesto udeležencev, glede na številna vprašanja, ki so jih udeleženci množično zapisovali v chat bo potrebno, ko se bodo razjasnila tudi vprašanja, na katere pristojno Mesečevo ministrstvo še ni podalo ustreznih odgovorov, po vsej verjetnosti ponoviti.
Del zakona so tudi kazenske določbe, ki nalagajo visoke globe za prekrške pri vodenju evidenc. Visoke globe v Sloveniji niso nič novega in presenetljivega. Pri trenutno veljavni zakonodaji z navedenega področja znašajo globe do 4.172,93 za pravno osebo ali s.p, ter do 417,29 za delodajalca, ki je s.p., ter 500,75 eur za odgovorno osebo v podjetju. Po novem znašajo globe do 20.000 eur za pravno osebo ali s.p., za delodajalca s.p. 1.200 eur, za odgovorno osebo podjetja delodajalca, ki krši zakon pa do 2.000 eur. Nadzor nad vodenjem kadrovskih evidenc vrši delovna inšpekcija. Kršitve pri vodenju evidenco izrabi delovnega se vsako leto uvrščajo med najpogostejše kršitve na področju delovnih razmerji. Tako pravijo.
Osnova za vodenje kadrovskih evidenc je že zgoraj omenjeni zakon ter za mobilne delavce tudi Zakon o delovnem času in obveznih počitkih mobilnih delavcev ter o zapisovalni opremi v cestnih prevozih ( ZDCOPPMD, Ur. l. 45/16).
Delodajalec je dolžen voditi naslednje štiri evidence:
- evidenco o zaposlenih delavcih
- evidenco o stroških dela
- evidenco o izrabi delovnega časa
- evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu
Naveden evidence je potrebno voditi za delavce, ki so vključeni v proces dela. Ne samo za zaposlene delavce, ki se vključujejo v delo na osnovi pogodbe o zaposlitvi, ampak tudi za delavce, ki se vključuje v delo na osnovi podjemnih, avtorskih, upokojenskih pogodb, študentskega in kratkotrajnega dela, za samostojne podjetnike, izvajalce kmetijske in drugih dejavnosti ter osebe na usposabljanju. Evidenco je za slednje potrebno voditi takrat, kadar osebe opravljajo delo osebno, se vključuje v delovni proces delodajalca in pretežno uporablja sredstva za opravljanj dela , ki so del delovnega procesa delodajalca.
Delodajalci so tudi doslej za zaposlene vodili evidenco delovnega časa, saj je ta osnova za obračun plače. Novost je vpisovanje časa malice v evidence ter čas prihoda in odhoda iz delovnega mesta. Vpisi morajo biti izvedeni ažurno, torej ob prihodu vpis prihoda, ob odhodu vpis odhoda, malica se vpisuje lahko vnaprej, če je čas za malico »stalen ».
Delodajalec mora biti posebej pazljiv katere dokumente hrani v personalni mapi delavca, kopije osebnih dokumentov le z izrecnim soglasjem delavca, ostale dokumente z označbo namena hranjenja. ( smernice informacijske pooblaščenke).
Način vodenja kadrovskih evidenc ta trenutek ni predpisan, delodajalec se lahko sam odloči za »papirno« ali elektronsko vodenje, ki je sicer obvezno za kršitelje zakona v obdobju 2 let od poteka 3 mesecev od pravnomočne odločbe.
Od novembra dalje pa so delodajalci zavezani, da ob plačilni listi delavcu predložijo tudi izpis evidence delovnega časa, če delavcu ne omogočajo sprotnega vpogleda v evidenco. Z evidenco delovnega časa so dolžni delavca seznanjati tedensko in inšpektorju dnevno zagotovi vpogled v vodenje evidenc.
Ta trenutek ostaja odprto vprašanje kako je z vodenjem evidenc v primeru dela na terenu ( gradbeništvo,…).
Kraj hranjenja evidenc trenutno ni obligatorno predpisan. Delodajalec se lahko sam odloči ali bo podatke hranil pri sebi ali pri pogodbeniku, ki je lahko tudi računovodski servis.
Večina računovodskih programov zagotavlja večino podatkov glede evidence o o delavcih in tudi evidenco o stroških dela. Verjetno bodo posamezni ponudniki računovodskih programov nagradili programe v smislu zahtev navedene zakonodaje. Do jeseni se lahko še marsikaj dogodi. Evidence je potrebo hraniti TRAJNO!
Na spletni strani OZS: https://www.svetovanje.si/svetovanje/vzorci je pod rubriko Obvezne evidence, ki jih morajo voditi delodajalci po ZEPDSV objavljen Paket evidenc (evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela, evidenca o izrabi delovnega časa in evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov), ki delodajalca zavezuje že danes. Dokumenti ta trenutek ne vsebujejo vseh z novim zakonom določenih sprememb, jih pa lahko dodaste sami ( čas prihoda in odhoda delavca, čas izrabe odmora, ure v posebnih pogojih dela (nedelja, praznik, ), ure v neenakomerno razporejenem času (gradbeniki, gozdarji), seštevek ur v referenčnem obdobju).
Prihaja čas novih administrativnih obremenitev in nadzora.
Silva Šivec
15.6.2023
Operacija je sofinancirana s pomočjo Evropskega sklada za regionalni razvoj Ministrstva za gospodarski razvoj in tehnologijo ter SPIRIT Slovenija javna agencija
